O programa 5S tradicionalmente é utilizado para melhorar a eficiência e eficácia das pessoas em seus postos de trabalho, construir o início da padronização de processos, indicar aos trabalhadores como eles devem fazer o trabalho e a assegurar a segurança, melhorando assim a produtividade e o desempenho. Se bem aplicado e explorado de forma correta o seu conteúdo pode ser uma excelente ferramenta e um fator para engajamento dos colaboradores. Com isto se ganha em competitividade organizacional.
Em sua essência o Programa 5S incentiva as práticas de Qualidade Total, segurança e melhoria do ambiente de trabalho, trabalho em equipe, motivação e comprometimento das pessoas com a empresa e seus resultados. A implantação do 5S também favorece a padronização e melhoria contínua de processos e procedimentos internos, evitando informações pulverizadas, reduzindo, em muitos casos, o estresse gerado entre colegas de trabalhos ou suas chefias e equipes, melhorando a qualidade de vida e redução de consumo de materiais para realização das tarefas diárias.
A ORIGEM
Sua origem á atribuída ao Sistema Toyota de Produção, que ocorreu no Japão no pós-guerra para melhorar a produtividade das indústrias, mas aplicável também no comércio e em empresas de serviços, desde pequenas até grandes corporações. O 5S foi criado com o objetivo de possibilitar um ambiente de maior produtividade. A denominação 5S é oriunda de cinco atividades iniciadas pela letra “S”, quando nomeadas em japonês, são elas: SEIRI, SEITON, SEISO, SEIKETSU e SHITSUKE.
BENEFÍCIOS
A metodologia possibilita de forma geral a melhoria da competitividade organizacional. Em seus benefícios diretos podemos destacar: 1) Maior produtividade pela redução da perda de tempo procurando por objetos. Só ficam no ambiente os objetos necessários e ao alcance da mão; 2) Redução de despesas e melhor aproveitamento de materiais. A acumulação excessiva de materiais estimula a desorganização; 3) Melhoria da qualidade de produtos e serviços; 4) Redução de acidentes do trabalho, e; 5) Maior satisfação das pessoas com o trabalho.
Além dos benefícios diretos podemos listar alguns indiretos: 1) Propicia ambiente onde todos se sintam melhor; 2) Mudança de comportamento e atitudes; 3) Maior pró-atividade; 4) Revisão de hábitos e costumes; 5) Melhora os ambientes e comprometimento das pessoas; 6) Reduz o desperdício de tempo e insumos; 7) Racionaliza a utilização dos espaços; 8) Facilita o trabalho diário; 9) Melhora a qualidade de produtos e serviços; 10) Padroniza processos; 11) Diminui erros e retrabalhos reduzindo custos; 12) Melhora a comunicação na empresa, e; 13) Desenvolve relacionamento harmonioso entre chefias, colaboradores e setores. Além destes outros podem ser listados.
COMO FERRAMENTA DE ENGAJAMENTO DE PESSOAS
O grande segredo está escondido na implantação e gerenciamento deste programa. Inicialmente torna-se necessário ter uma comunicação clara e transparente aos colaboradores dos motivos de implantação, e que cada indivíduo é importante e terá papel fundamental neste processo. Aqui os resultados serão avaliados individualmente, mas também em equipes e no global. Não esqueça que seus colaboradores devem ser tratados como parte integrante deste programa e não como robôs que farão parte do processo. Sem este entendimento o programa será apenas mais um fadado ao fracasso.
Após a comunicação deve-se iniciar o processo de informações e qualificações, designando pessoas para serem responsáveis por áreas, equipamentos, maquinários ou setores de tal forma que sintam-se “donos” do que lhes foi atribuído. Sempre sugiro que estas pessoas devem ser escolhidas por sua insatisfação. Mas cuidado, aqui quando menciono pessoas insatisfeitas quero dizer que devem ser pessoas insatisfeitas com os resultados alcançados, pessoas que querem melhorar os resultados e a performance pessoal, da equipe e do setor. Neste caso não necessariamente precisa ser um líder. Com isto você atribui responsabilização para as pessoas e desafios.
Outro segredo escondido por trás da implantação do Programa 5S fica por conta das auditorias. Estas devem ser feitas periodicamente e avaliadas. As avaliações vão desde um posto de trabalho – avaliação individual, passando por avaliação de um setor ou área – avaliação da equipe e terminado numa avaliação global – avaliação da empesa na totalidade. Obviamente os colaboradores, equipes e áreas que se sobressaírem merecem destaque e alguma forma de reconhecimento.
Neste sentido os responsáveis começam a cobrar seus colegas de trabalho por melhores resultados, afinal todos querem reconhecimento por terem obtidos os melhores resultados. Àqueles que não forem reconhecidos certamente se esforçarão para serem reconhecidos na próxima oportunidade e assim evidenciarão esforços para tal. Com isto as pessoas se auto desafiam e se comprometem a terem melhores resultados.
Outro benefício a ser destacado com este modelo de implantação é que os processos e procedimentos internos melhoram consideravelmente, estimula-se a melhoria e inovação, e estimula-se também o desafio já que os colaboradores irão querer achar uma solução viável para melhorar seus postos de trabalho e suas áreas. O resultado é melhor competitividade, clientes internos e externos mais satisfeitos e posicionamento em destaque no mercado. Todos ganham! E todos devem festejar o sucesso – serem reconhecidos por isto.
Autor: Sergio Eduardo Cunha, consultor, palestrante e mentor. Palestrante citado como referência em faculdades pelo Brasil. Executivo da MindWay Inteligência Empresarial®.